Domiciliation commerciale

À jour en Décembre 2017

Écrit par les experts Ooreka

Pour les formalités d'enregistrement d'une société, il est indispensable de posséder une domiciliation d'entreprise.

Domiciliation commerciale

Le siège social d'une société a en effet une importance juridique et fiscale : il apparaît sur tous les documents de l'entreprise.

Il existe différents types de localisation pour un siège social :

 

Domiciliation commerciale : l'image de l'entreprise

L'adresse de domiciliation de l'entreprise est bien souvent un véritable choix stratégique.

Le plus important vis-à-vis de ses clients, c'est que la société obtienne une domiciliation commerciale professionnelle : l'image renvoyée est essentielle.

Le but étant également de pouvoir recevoir ses partenaires dans des lieux appropriés et adaptés.

Domiciliation commerciale et société de domiciliation

Le principe de la domiciliation commerciale est régi par le décret n° 85-1280 du 5 juillet 1985.

Passer par une société de domiciliation offre de nombreux avantages :

  • le prestige d'une adresse,
  • de nombreux services complémentaires comme la récupération de courrier, l'accueil, le secrétariat, le standard, la location de bureau, etc.,
  • rassure les organismes financiers,
  • offre un grand sérieux et une meilleure pérennité à l'entreprise.

Il est vivement conseillé de choisir une société de domiciliation qui porte le label de qualité du SNCAED (Syndicat National des Centres d'Affaires et de Domiciliation) : ces sociétés ont signé un engagement lié à une charte de qualité.

Bon à savoir : L'ancienneté de l'entreprise de domiciliation est un point essentiel à ne pas négliger.

Obligations et engagements : domiciliation commerciale

Domiciliation commerciale : le contrat de domiciliation

Une société qui a recours à une société de domiciliation doit signer un contrat de domiciliation avec celui qui « l'héberge ».

Les obligations sont liées à l'article 26-1 du décret n° 85-1280 du 5 décembre 1985 : « toute personne qui s'installe, dans les locaux occupés en commun par une ou plusieurs entreprises, le siège de son entreprise ou, lorsque ce siège est situé à l'étranger, une agence, une succursale ou une représentation, présente à l'appui de sa demande d'immatriculation, le contrat de domiciliation conclu à cet effet, avec le propriétaire ou le titulaire du bail de ces locaux ».

Ce contrat de domiciliation commerciale est écrit et doit mentionner :

  • qu'il est conclu pour une durée d'au moins trois mois renouvelables par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation,
  • que les parties s'engagent à respecter certaines conditions.

Domiciliation commerciale : les obligations des parties

Voici un tableau récapitulatif des différentes obligations de la société de domiciliation commerciale et de celles de l'entreprise cliente :

Domiciliation commerciale : quelles obligations ?
Société de domiciliation (domiciliataire)
  • Être immatriculée au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers.
  • Pas obligatoire si le domiciliataire est une personne morale française de droit public.
Mettre à la disposition de la personne domiciliée (société) :
  • des locaux lui permettant d'effectuer des réunions régulières des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise,
  • l'installation des services nécessaires à la tenue, à la conservation et à la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements.
Obligations administratives : le domiciliataire s'engage et s'oblige à informer le greffier du tribunal, à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation de ce dernier, de la cessation de la domiciliation de l'entreprise dans ses locaux.
  • Obligations légales : selon l'article L-561-2 du code monétaire et financier, les sociétés de domiciliation se doivent d'avoir une obligation de vigilance et d'effectuer une déclaration de soupçons vis-à-vis de leurs clients (les entreprises domiciliées).
  • C'est un système d'évaluation de la gestion et de la classification des risques selon le profil du client : pour la lutte contre le blanchiment des capitaux, les financements terroristes et les fraudes fiscales.
  • Ces identifications du profil du client doivent être faites avant l'entrée en relation d'affaires, c'est-à-dire avant la signature du contrat de domiciliation.
Entreprise cliente (domicilié) S'engage à utiliser effectivement et exclusivement les locaux :
  • soit comme siège de l'entreprise,
  • soit comme agence, succursale ou représentation si le siège est situé à l'étranger.
Prend l'engagement d'informer le domiciliataire de tout changement relatif à sa forme juridique et son objet ainsi qu'au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir général de l'engager.
Donne mandat au domiciliataire qui l'accepte de recevoir en son nom toute notification.

Bon à savoir : Les entreprises et leurs filiales qui installent leur siège dans le même local dont l'une a la jouissance ne sont pas obligées de conclure entre elles un contrat de domiciliation.

Domiciliation commerciale : beaucoup d'avantages

La domiciliation commerciale dans une société de domiciliation possède ses avantages et ses inconvénients :

Domiciliation commerciale : plus d'avantages que d'inconvénients
Avantages Facilité d'accès (habituellement).
S'installer à moindres frais en évitant de louer des bureaux en permanence.
Idéal pour un créateur d'entreprise qui n'a pas besoin de bureaux dans l'immédiat :
  • permet de limiter ses charges incompressibles : dans la société de domiciliation, les coûts fixes se transforment en coûts variables, les dépenses sont proportionnelles au besoin en mètres carrés, l'entrepreneur est exonéré d'un bail commercial (3/6/9) et des charges d'un local,
  • pas besoin d'embaucher pour les besoins en service bureautique et en secrétariat.
  • Préserve la vie privée : il est plus prudent de ne pas mentionner une adresse personnelle, par exemple en cas de litige client.
  • Cette adresse apparaît sur tous les documents administratifs de la société, tels que les fiches de paie, les factures, le papier à en-tête...
  • Préserve l'entrepreneur de démarches administratives en cas de changement de domicile du chef d'entreprise (qui obligerait un transfert de siège de la société).
Aspect stratégique de l'adresse : opter pour une adresse prestigieuse dans une grande ville ou sur une grande avenue contribue à la crédibilité de l'entreprise.
Inconvénients L'entreprise n'est pas dans ses propres bureaux ou locaux, elle « squatte » chez les autres : il peut y avoir une crainte de détérioration du matériel.
La domiciliation a un coût plus ou moins élevé selon l'adresse et les services complémentaires choisis.
La société de domiciliation doit avoir une certaine notoriété et un grand sérieux : en cas de doute, un banquier sera moins confiant pour ouvrir un compte bancaire.

Domiciliation commerciale : à partir de 15€ par mois

Les tarifs sont donnés à titre indicatif et varient selon l'adresse.

Ils peuvent aller de 15 € à 100 € par mois pour une domiciliation simple avec réexpédition du courrier.

Il faut ensuite ajouter les services complémentaires dont on a besoin : cela rallonge les frais.

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